現代では、パソコンや携帯電話のメールは、相手に早く気持ちを伝えることができ、便利な手段として日常的に使用されています。しかしメールは、はがきや手紙に比べると簡単なものなので、相手によっては非常識と思われる方もいることでしょう。

普段から中のよい関係の友人や身内などにお礼を伝えるのなら、メールやラインを使用するのもよいですが、ひと手間かけてはがきや手紙を書くことで、お礼状をもらった相手は新鮮で嬉しいことでしょう。

基本的には、上司や得意先、目上の方など改まった方の場合は、お礼状は手紙で出すようにしましょう。

夫の代わりに妻が代筆してお礼状を書いたり、ビジネスでは秘書が代筆することもありますが、「本人も感謝しておりました」ということは、相手に必ず伝えるようにしましょう。

差出人の名前は本人の名前を書くようにし、名前の左横に小さめに、「代」もしくは「代筆」と書き、代筆者の名前をフルネームで書きます。妻が代わりに書くときは「内」と書き、フルネームで署名をします。

自分とも関係のある方に宛てるなら、本人の名前の左横に代筆○○と自分の名前を書くとよいでしょう。

祖父母や両親、兄弟などの身内や、気心の知れた友達なら、写真入りはがきでお礼状を送ると喜んでくれることでしょう。

しかし、改まった方へ宛てるお礼状に写真入りはがきを使用することは、マナー違反となりますので注意が必要です。

上司でも、普段から家族ぐるみでお付き合いのある方なら、写真入りのはがきを喜んでくれることでしょう。

形式を重んじる相手や改まった相手の場合は、宛名を横書きすることはマナー違反ですが、旅行先からの絵葉書や転居を知らせるはがきでは、地図や住所を横書きしたほうが記載しやすいことがあります。

そのようなときは、横書きするのもよいですが、基本的にはがきや手紙の表書きは、縦書きと覚えておきましょう。